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海外倉的驗貨與收貨流程是確保庫存準確性和商品質量的關鍵環節。

一、驗貨流程（商品入庫前質檢）

1. 驗貨前的準備

預約入庫：與海外倉確認送貨時間、貨件編號及入庫要求（如托盤規格、標簽格式）。

文件核對：提前發送裝箱單（Packing List）、商業發票（Commercial Invoice）至倉庫，便于系統預登記。

2. 驗貨核心步驟

環節	具體操作	常見問題	解決方案
外包裝檢查	檢查外箱是否破損、受潮、變形，封箱膠帶是否完整。	外箱破損導致內部商品損壞。	拍照留存證據，聯系貨代/物流商索賠。
數量與SKU核對	按裝箱單逐箱清點商品數量，掃描SKU條碼匹配系統數據（如系統顯示100件，實際到貨98件）。	SKU標簽缺失、數量不符。	標記差異，聯系賣家確認是否補發或調整庫存。
商品質量抽檢	隨機開箱抽查（通常5%~10%比例）： - 外觀是否有瑕疵（劃痕、污漬） - 功能是否正常（帶電商品需通電測試） - 配件是否齊全（說明書、保修卡）	商品功能故障、配件缺失。	隔離問題商品，通知賣家退貨或返修。
標簽與合規檢查	檢查商品標簽是否符合目標國要求： - 美國：FCC認證、CPSC兒童產品證書 - 歐洲：CE標志、德法西語說明書	標簽信息錯誤、缺少認證標識。	拒收不合規商品，要求賣家重新貼標或處理。

3. 驗貨結果處理

正常入庫：商品信息無誤后，系統錄入庫存，分配庫位（如A區-3排-5層）。

異常處理：

輕微問題（如標簽脫落）：倉庫可提供增值服務（重新貼標，收費$0.2/件）。

嚴重問題（大量貨損）：生成《異常報告》并郵件通知賣家，協商退貨或銷毀。

二、收貨流程（商品入庫管理）

1. 標準收貨流程

到貨預約：物流商提前24小時通知倉庫預計到貨時間及貨車信息（車牌、司機聯系方式）。

卸貨與暫存：貨物卸至暫存區，等待驗貨（部分倉庫收取暫存費，超48小時未處理按$10/天計費）。

系統登記：

掃描箱嘜（Carton Label）或運單號（Tracking Number）關聯預登記信息。

生成入庫單（包括SKU、數量、庫位）。

上架存儲：根據商品屬性分類上架：

普通商品：按SKU存放至標準貨架。

敏感品（如電池、液體）：單獨存放至特殊區域（恒溫/防火倉庫）。

2. 數據同步

賣家后臺更新：入庫完成后，庫存數據實時同步至賣家ERP或電商平臺（如Shopify、亞馬遜）。

異常反饋：驗貨問題24小時內通過郵件或系統工單通知賣家。

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三、驗貨與收貨的注意事項

提前溝通規則：

確認倉庫的驗貨標準（如是否強制100%開箱檢查）。

提供清晰的商品資料（尺寸、重量、易碎標識）。

標簽規范化：

外箱貼FBA標簽（亞馬遜倉）或自定義箱嘜（需包含SKU、數量、目的地倉庫代碼）。

商品條碼需符合GS1標準（避免掃描失敗）。

成本控制：

選擇按需驗貨服務（如默認抽檢5%，加費可升級至全檢）。

避免頻繁小批量補貨（增加入庫操作費）。

四、常見問題與解決方案

問題場景	原因分析	應對措施
SKU與實物不符	賣家發錯貨或貼錯標簽。	倉庫暫存異常商品，賣家提供正確SKU后重新貼標（收費$0.5/件）。
商品大量破損	頭程運輸暴力搬運或包裝不當。	提交貨損證據向物流商索賠，后續改用加固包裝（如加厚紙箱、泡沫填充）。
系統庫存差異	倉庫漏掃或數據延遲。	定期與倉庫對賬，使用ERP系統自動校準。
標簽無法掃描	條碼模糊或打印錯誤。	倉庫人工錄入（收費$0.1/件），賣家需重新郵寄正確標簽。